Sistem Fungsional, Perusahaan dan Interorganisasi

7.1 Sistem Informasi untuk Mendukung Fungsi Bisnis

Untuk dapat menjaga keunggulan kompetitif, suatu perusahaan harus meningkatkan kegiatan operasional di setiap area fungsi, meningkatkan produktivitas, kualitas, layanan terhadap pelanggan dan lain sebagainya. Berkaitan dengan hal ini, system informasi dipandang dapat mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Sistem informasi fungsional tradisional merupakan sistem informasi yang independen satu terhadap yang lain, dimana masing-masing sistem tersebut bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari masing-masing area fungsi. Namun demikian, sistem fungsional yang independen ini dinilai tidak efektif. Sistem informasi yang terintegrasi merupakan pendekatan yang dapat mengatasi masalah efektivitas dari sistem informasi yang independen tersebut.

7.1.1 Karakteristik Sistem Informasi Fungsional (Characteristics of Functional Information Systems)

            Sistem Informasi Fungsional memiliki karakteristik, diantaranya sebagai berikut : Sistem informasi terdiri dari beberapa subsistem yang mendukung aktivitasaktivitas spesifik. Contoh : kontrol terhadap inventori dan penjadwalan deliveri barang menggunakan truk, yang mendukung sistem logistik pada suatu perusahaan.

            Walaupun beberapa aplikasi sistem informasi pada beberapa area fungsional merupakan dependen, namun sering terintegrasi menjadi suatu system fungsional departemen. Dengan kata lain, beberapa modul dalam suatu aplikasi sistem informasi dapat terintegrasi melalui jalur departemen untuk memenuhi proses bisnis. Sistem informasi fungsional berhubungan satu sama lain untuk membentuk sistem informasi luas dari suatu perusahaan. Suatu sistem informasi yang spesifik mungkin saja digunakan sebagai inti dari sistem informasi perusahaan yang luas. Beberapa sistem informasi fungsional berhubungan dengan lingkungan.

Contohnya sistem informasi suatu perusahaan produksi dapat terhubung dengan sistem informasi logistik perusahaan supplier.

7.1.2 Sistem Informasi Manajemen

            Sistem Informasi Fungsional mendukung berbagai macam jenis pegawai pada suatu perusahaan, mulai dari pegawai profesional sampai dengan manajer. Sistem informasi yang mendukung manajer dalam berbagai area fungsi dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (Management Information System).

Peran utama dari Sistem Informasi Manajemen adalah menyediakan informasi bagi manajer dalam berbagai area fungsional. Informasi dari berbagai transaksi bisnis (pembelian, penjualan, pembayaran dan lain sebagainya) diperoleh oleh Sistem Informasi Manajemen, dimana berasal dari berbagai macam basis data transaksi bisnis. Disamping itu informasi juga berasal dari basis data internal atau eksternal sebagai data tambahan. Selanjutnya, oleh Sistem Informasi Manajemen akan dihasilkan laporan untuk masing-masing area fungsi. Laporan ini selanjutnya akan digunakan untuk aplikasi di area tertentu dan di area fungsional yang lain. Hal ini seperti digambarkan pada gambar berikut ini:

Gambar Aliran Informasi pada Manajemen Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen menghasilkan tiga bentuk laporan, yaitu :

1. Laporan rutin atau terjadwal (Routine, Scheduled Reports)

Laporan ini dihasilkan pada interwal jadwal atau waktu, mulai dari laporan tiap jam sampai laporan bulanan.

2. Laporan Ad-hoc (Ad-hoc/ Demand Reports)

Laporan yang berisi informasi yang tidak terdapat pada routine report, dapat berupa permintaan terhadap drill-down reports (laporan yang lebih detil), key-indicator reports (rangkuman kinerja aktivitas), comparative reports (perbandingan kinerja antar departement.)

3. Exception Reports (Laporan Pengecualian)

Laporan yang hanya berisi informasi-informasi yang melebihi standar. Contohnya : laporan biaya barang yang melebihi 5 % dari anggaran.

7.2 Sistem Informasi Proses Transaksi (Transaction Processing Information System)

            Transaksi bisnis terjadi ketika suatu perusahaan memproduksi barang atau layanan. Setiap transaksi dapat menghasilkan transaksi tambahan. Contoh: pembelian barang akan mengurangi jumlah barang inventori. Transaksi bersifat sederhana namun dengan volume yang besar dan berulang-ulang. Sistem informasi yang terkomputerisasi yang mendukung proses transaksi ini disebut dengan Transaction Processing System (TPS) atau Sistem Proses Transaksi. Peran utama dari TPS adalah mengumpulkan dan menyediakan data bagi hukum dan kebijakan organisasi, agar proses bisnis suatu perusahaan dapat berjalan dengan benar. TPS merupakan tulang punggung dari sistem informasi pada suatu perusahaan, dimana data diawasi, dikumpulkan, disimpan dan disebarkan pada semua transaksi bisnis inti.

            Karakteristik dari Transaction Processing System (TPS) :

• Memproses jumlah data yang besar.
• Membutuhkan kecepatan proses yang tinggi sehubungan dengan volume data yang besar.

• Sumber data pada umumnya berasal dari dalam perusahaan (internal) dan ditujukan untuk di dalam perusahaan juga (internal).
• Memproses informasi dengan basis : harian, mingguan, dua mingguan atau per transaksi.
• Membutuhkan kapasitas basis data yang besar.
• Mengawasi dan mengumpulkan data ketika pertama kali dihasilkan.
• Data input dan output memiliki format yang sesuai standar.
• Tingkat Kerincian (detil) data input maupun output tinggi. Kompleksistas perhitungan rendah.

• Membutuhkan ketepatan, integritas data, dan keamanan yang tinggi.
• Membutuhkan proses yang dapat diandalkan (reliability).
• Dapat melakukan query pada basis data dan file.

7.2.1 Proses TPS

            Pertama sekali, data dikumpulkan oleh orang atau sensor yang kemudian di masukkan ke dalam komputer dengan menggunakan peralatan input. Selanjutnya data diproses dengan menggunakan salah satu cara dari dua cara, yaitu batch atau online processing.

Batch Processing

Data dikumpulkan pada saat transaksi terjadi, kemudian dikumpulkan ke dalam kelompok-kelompok. Sistem memproses kelompok-kelompok data tersebut secara periodik.

Online Processing

Data diproses langsung setelah transaksi terjadi. Cara alternatif selain dua cara di atas adalah hybrid system, yaitu kombinasi dari ke dua cara tersebut, dimana data langsung dikumpulkan ketika transaksi terjadi, namun memproses data tersebut pada interval waktu tertentu.

7.2.2 Modernisasi TPS : Proses Online ke Intranet Sistem Client/Server

            TPS jenis tradisional terpusat dan dijalankan pada suatu komputer mainframe yang dioptimisasi untuk batch processing. Sementara itu, muncul suatu inovasi baru yaitu proses transaksi online atau Online Transaction Processing (OLTP) diciptakan pada arsitektur client/server. Hal ini dinilai dapat menghemat biaya dengan memungkinkan supplier untuk memasuki TPS melalui ekstranet dan dapat juga mengetahui inventori atau jadwal produksi perusahaan.

Proses Transaksi Internet (intranet)

Proses Transaksi Internet (intranet) adalah proses transaksi online yang dibangun pada internet atau intranet. Perangkat lunak untuk Proses Transaksi Internet ini memili membeikan layanan berupa transfer data multimedia, waktu respon (response time) yang cepat, tempat penyimpanan berupa basis data berkapasitas besar pada suatu waktu dengan biaya yang rendah.

7.2.3 Tugas dan Modul TPS

            Proses transaksi meliputi banyak tugas. Suatu aplikasi bisa mencakup beberapa modul. Pengguna dapat mengintegrasikan sebanyak-banyaknya modul sesuai dengan kebutuhan bisnis. Berikut ini beberapa modul utama dari TPS :

• Order Processing

Order Processing merupakan proses pemesanan barang dan atau layanan yang dapat disalurkan kepada perusahaan secara elektronik, melalui telepon atau kertas. Proses pemesanan yang cepat dan efektif adalah kunci bagi kepuasan pelanggan.

• The Ledger (Buku Besar)

Buku besar adalah kumpulan dari semua account yang terdapat pada suatu perusahaan, dimana memuat asetl, liabilities dan owners’ equity accounts. Kegunaan dari buku besar adalah dapat menyederhanakan prosedur bookkeeping perusahaan dan membuat semua data yang tersimpan pada buku besar dapat digunakan untuk berbagai macam penggunaan akuntansi dan laporan.

• Accounts Payable and Receivable

Accounts payable dan acounts receivable menyimpan kredit, debet dan saldo dari setiap pelanggan atau perusahaan yang dihasilkan dari jurnal penjualan atau pesanan pembelian. Analisis terhadap accounts receivable dapat membantu mengidentifikasi peringkat kredit suatu pelanggan dan menghitung resiko account yang tidak dibayar. Analisis terhadap account payable, memungkinkan perusahaan untuk membayar utangnya tepat waktu, mendapatkan potongan harga dengan pembayran yang cepat dan mempertahankan reputasi kredit barang yang baik.

• Inventory Management, Receiving and Shipping of Goods

Ketika barang diterima, atau dikapalkan, transaksi seperti billing atau perubahan level inventori tercipta. Ketika barang diterima, konfirmasi menjadi utang (accounts payable), sehingga pembayaran bisa dilakukan dan inventori bisa diperbarui.

• Payroll

Mempersiapkan pembayaran(payroll) periodik atau berkala adalah kegiatan rutin yang melibatkan perhitungan terhadap gaji (salary) di saat tertentu dan menentukan pengurangan (pajak, asuransi, kontribusi). Program payroll menghitung pembayaran bersih dan mencetak check atau secara elektronik melakukan transfer dana ke bank dari pegawai perusahaan.

• Periodic Reports and Statements

Laporan dan pernyataan berkala ini meliputi laporan eksternal kepada pihak keamanan(Securities) dan Exchange Commision, Internal Revenue Service (IRS) atau , agen federal dan lainya, yang sebagian laporantersebut dikirimkan secara elektronik.

7.3 Sistem Akuntansi dan Keuangan

            Tujuan utama dari area fungsional akuntansi dan keuangan adalah untuk mengatur

aliran uang di dalam dan ke luar organisasi. Struktur umum dari sistem akuntansi atau keuangan, dibagi atas 3 level, yaitu : operational, tactical dan strategic seperti digambarkan berikut ini :

Gambar Aktivitas pada Sistem Keuangan/Akuntansi

7.3.1 Anggaran dan Perencanaan Keuangan (Financial Planning and Budgeting)

Manajer harus membuat perencanaan untuk perolehan dana atau keuangan dan penggunaannya. Perencanaan keuangan (Financial Planning) tersebut berhubungan erat dengan perencanaan organisasi secara keseluruhan dan juga dengan area fungsional lainnya.

7.3.1.1 Prediksi atau Ramalan Keuangan dan Ekonomi (Economic dan Financial Forecasting)

Informasi tentang ekonomi, kompetisi, peraturan pemerintah pergerakan pekerja atau buruh, laju pertukaran internasional (international exchange rate) adalah merupakan hal-hal yang penting untuk melakukan prediksi atau ramalan yang baik. Pengetahuan mengenai keberadaan (availability) dan biaya dana (cost of money) adalah hal utama pada suatu perencanaan keuangan yang sukses. Hal terutama yang juga penting adalah proyeksi aliran dana (projection of cash flows) yang dapat menyatakan dana apa yang dibutuhkan serta kapan dan bagaimana memperoleh dana tersebut.

7.3.1.2 Anggaran (Budgeting)

Anggaran adalah ekspresi keuangan dari suatu perencanaan organisasi. Anggaran memungkinkan pihak manajemen mengalokasikan sumber-sumber(resources) dengan cara yang terbaik yang mendukung misi atau tujuan organisasi.

7.3.2 Manajemen Investasi (Investment Management)

Suatu organisasi melakukan investasi sejumlah besar uang dalam wujud barang, bonds, real estate dan aset-aset lain. Berikut ini area utama dari dukungan Teknologi Informasi (IT) terhadap manajemen investasi :

• Akses terhadap laporan keuangan dan ekonomi

Keputusan investasi membutuhkan manajer untuk melakukan evaluasi terhadap laporan keuangan dan ekonomi dan berita-berita yang disediakan oleh agen federal, universitas, institut penelitian, badan layanan keuangan, dan perusahaan-perusahaan. Semua laporan-laporan ini dapat diperoleh dari internet, dan pada umumnya tidak dikenakan biaya.

• Financial Analysis

Analisis keuangan dapat dilaksanakan dengan program pengolah lembar kerja (Spreadsheet program) atau dengan menggunakan aplikasi penunjang keputusan komersil.

7.3.3 Kontrol terhadap Keuangan (Financial Controls)

Teknologi Informasi juga memiliki peranan penting dalam kontrol terhadap akuntansi dan keuangan, khususnya kontrol terhadap anggaran (Budgetary Control), audit, dan analisis lainnya yang berhubungan dengan kontrol keuangan.

7.3.3.1 Pengawasan yang Berhubungan dengan Anggaran (Budgetary Control)

Ketika anggaran tahunan telah ditetapkan, maka anggaran tersebut akan dialokasikan untuk anggaran bulanan. Pengeluaran dana selanjutnya di awasi dan dibandingkan sesuai anggaran dan perkembangan progress dari perencanaan perusahaan. Sistem pembuatan laporan merangkum pengunaan dana dan menyediakan laporan pengecualian (Exception Report) dengan menandai pengunaan dana yang melebihi bugdet.

7.3.3.2 Auditing

Tujuan utama proses auditing atau pemeriksaan adalah menjamin keakuratan dari

laporan keuangan dan kesehatan keuangan dari suatu organisasi.

7.3.3.3 Analisis Kesehatan Keuangan

Analisis terhadap rasio menggunakan sekelompok data yang diproses oleh TPS dan perhitungan rasio dapat dilakukan oleh model analisis keuanga yang sederhana.Namun intepretasi rasio terutama prediksi masa yang akan datang dari organisasi tersebut membutuhkan keahlian.

7.3.3.4 Analisis Keuangan dan Pengawasan Biaya

Perangkat lunak yang digunakan untuk analisis keuangan memungkinkan perhitungan yang akurat dari keuntungan produk individu dan keseluruhan organisasi. Salah satu aspek dari analisis keuntungan adalah pemberian harga barang atau produk. Menentukan harga yang tepat pada suatu barang merupakan hal yang sangat penting, karena hal tersebut menentukan keuntungan dan daya saing.

7.4 Sistem Penjualan dan Pemasaran (Marketing and Sales System)

Pemasaran pada suatu organisasi merupakan kegiatan menyampaikan barang atau layanan kepada pelanggan dan berusahan unntuk membuhi kebutuhan pelanggan melalui berbagai macam channel. Salah satu channel yaitu Distribution Channel berhubungan dengan penyediaan barang atau layanan kepada pelanggan dan dapat melalui berbagai macam perantara seperti pedagang besar dan pedagang eceran. Berikut beberapa aktivitas pada sistem channel yang dikelompokkan ke dalam empat kelompok :

1. Customer Service (Layanan Terhadap Pelanggan)

• Analisis profil dan kegemaran pelanggan.

Mengumpulkan dan memproses data pelanggan berupa data demografi (umur, jenis kelamin, pendapatan), dan kegemaran pelanggan. Data tersebut kemudian dianalisis dan digunakan sebagi panduan untuk usaha pengiklanan dan pemasaran.

• Mass Cutomization

Mass customization adalah produksi barang dalam jumlah besar dimana setiap barang tersebut disesuaikan dengan keinginan pelanggan. Mass Customization dianggap sebagai bagian dari layanan terhadap pelanggan, sebab dengan menerapkan mass customization, perusahaan dapat menyediakan pelanggan, produk atau barang yang tepat mereka inginkan.

• Targeted Advertising on the Web

Pengiklanan menggunakan web di internet.

• Customer Inquiry Systems and Automated Help Desk

Suatu organisasi sering sekali dibanjiri inquiry atau pertanyaan dari pelanggan, untuk itu disediakan helpdesk untuk mengatasi hal ini. Namun demikian penggunaan help desk sering sekali menimbulkan waktu tunggu yang lama bagi pelanggan. Untuk itu perlu solusi baru dengan menggunakan teknolog informasi, yaitu suatu sistem yang memungkinkan pelanggan untuk meperoleh jawaban atas pertanyaan mereka sendiri pada basis data sistem tersebut.

2. Telemarketing

Telemarketing adalah proses menggunakan telekomunikasi dan system informasi untuk menjalankan program pemasaran. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan telepon biasa, atau telepon yang dijalankan oleh komputer. Selain itu dapat juga dengan menggunakan pesan yang dihasilkan komputer yang disampaikan dengan menggunakan teknologi suara. Telemarketing dapat dibagai menjadi lima aktivitas utama :

• Advertising and Reaching Customer (Pengiklanan dan Meraih Pelanggan)
• Proses Pemesanan
• Layanan tehadap Pelanggan
• Dukungan Penjalan
• Manajemen Account dan lain sebagainya yang didukung oleh teknologi informasi.

3. Distribution Channels Management

• Delivery Management

Organisasi dapat mendistribusikan produk dan layanan melalui beberapa delivery channel yang tersedia. Ketika produk dikapalkan, perusahaan perlu melakukan pengawasan dan menelusuri produk atau barang tersebut, karena jaminan pengiriman barang yang cepat dan akurat meningkatkan kepuasan pelanggan.

4. Marketing Management

Fungsi pemasaran harus menghasilkan permintaan untuk produk atau layanan perusahaan dan memenuhi permintaan tersebut.

• Pricing of Product or Services

Volume penjualan sebagian besar ditentukan oleh harga barang atau layanan. Banyak perusahaan menggunakan proses analisis online untuk mendukung keputusan pemberian harga.

• Salesperson Productivity

Data penjualan untuk setiap penjual beruapa produk atau barang, daerah, dan bahkan waktu penjualan dapat dianalisis dan dibandingkan dengan standar. Penjualan saat ini juga dapat dibandingkan dengan penjualan masa lalu dan dengan standar industri.

• Product-Customer Profitability Analysis

Dalam menentukan usaha periklanan dan pemasaran, pihak manajer perlu mengetahui kontribusi keuntungan untuk produk atau layanan atau pelanggan terntentu. Informasi keuntungan dapat diperoleh dari sistem akuntansi.

• Sales Analysis and Trends

TPS mengumpulkan data penjualan yang dapat dikumpulkan ke dalam beberapa dimensi untuk pendeteksian awal terhadap permasalahan dan peluang, biasanya dengan mencari trend yang ada. Suatu teknologi komputer yang dapat mendukung analisis penjualan ini adalah Sistem Informasi Geografis atau Geographical Information System (GIS).

7.4.1 Permasalahan Etika dan Sosial dalam Dukungan IT terhadap Aktivitas Penjualan (Ethical and Societal Issues in ITSupported Sales Activities)

            Salah satu dukungan IT terhadap kegiatan penjualan adalah dengan menggunakan

perangkat lunak otomatis yang memerintahkan komputer untuk mendaftarkan nomor telepone pelanggan dan menghubungi nomor-nomor tersebut secara otomatis. Selain itu dapat juga melalui email dimanan pesan dikirimkan secara otomatis. Hal ini kadang-kadang dapat sangat mengganggu, yang selanjutnya dikenal dengan istilah spamming. Dukungan IT dalam bagian pemasaran diantaranya adalah penggunaan basis data untuk pemasaran, dimana basis data mencakup informasi-informasi mengenai pelanggan. Informasi-informasi tersebut dapat saja berupa informasi pribadi dari pelanggan yang dapat saja tidak akurat. Namun , jika akurat informasi tersebut mungkin saja tidak dilindungi dengan cukup baik. Untuk itu, dukungan IT pada bagian penjualan dan pemasaran dapat menyebabkan pelanggaran rahasia pribadi  (privacy). Dalam hal ini, perusahaan harus memperhatikan dan menjaga informasi-informasi pribadi pelanggan. Pengenalan sistem pribadi yang automatis menimbulkan permasalahan terhadap rahasia pribadi (privacy) juga. Akses terhadap data pribadi melalu jaringan dapat saja tidak aman, dan hal ini menjadi perhatian yang utama bagi depertement Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resources Management Department).

7.4.2 Customer Relationship Management (CRM)

            Customer Relationship Management (CRM) adalah suatu pendekatan yang memperkenalkan bahwa pelanggan adalah inti dari suatu bisnis dan keberhasilan perusahaan tergantung melalui manajemen yang efektif dengan para pelanggan. Terdapat lima langkah yang umum pada CRM :

1. Mempermudah pelanggan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan.
2. Fokus terhadap pelanggan dalam hal produk dan layanan.
3. Merancang ulang proses bisnis untuk pelanggan dari sudut pandang pelanggan tersebut.
4. Ikat perusahaan dengan keuntungan : rancang suatu arsitektur yang menyeluruh, kembangkan arsitektur yang terpilih.
5. Meningkatkan loyalitas pelanggan.

Untuk mencapai langkah-langkah tersebut, perlu diambil tindakan-tindakan sebgai berikut :

• Memberikan personalized services atau layanan dimanan pelanggan dapat mengatur menurut selera.
• Capai pelanggan yang tepat.
• Membantu pelanggan untuk melakukan pekerjaan mereka atau mencapai tujuan(goal) mereka.
• Membiarkan pelanggan membantu dirinya sendiri.
• Urutkan proses bisnis yang mempengaruhi pelanggan.
• Memiliki pengalaman berbelanja para pelanggan.
• Menyediakan pandangan 360o dari hubungan dengan pelanggan.

7.5 Sistem Manajemen Operasi dan Produksi

            Fungsi manajemen produksi dan operasi dalam suatu organisasi adalah bertanggungjawab terhadap proses transformasi input menjadi output yang bermanfaat. Manajemen produksi dan operasi bertanggunjawab terdapat sebagian besar aktivitas Supply Chain Management (SCM), dan berikut beberapa diantara aktivitas-aktivitas tersebut :

7.5.1 Manajemen Logistik dan Material

            Manajemen Logistik berhubungan aktivitas dengan pemesanan, pembelian dan pengapalan. Setelah berdiskusi dengan anggota dari departemen-departemen fungsional, agen pembelian memutuskan dapa yang akan dibeli, dimana dan kapan pembelian tersebut. Harga dinegosiasikan dengan supplier dan barang dipesan dan diterima. Barang yang diterima diperiksa kualitasnya dan selanjutnya disimpan. Selama dalam tempat penyimpanan, barang tersebut membutuhkan pemeliharaan sampai barang tersebut didistribusian kepada pihak atau pelanggan yang membutuhkannya. Beberapa barang dibuang jika kualitas barang tersebut tidaklayak atau tidak dapat diterima. Setelah perusahaan menghasilkan barang, bagian pemasaran dan penjualan yang mendistribusikan barang tersebut kepada pelanggan. Aktivitas-aktivitas yang telah dijelaskan tersebut dapat didukung dengan system informasi.

Manajemen Inventori

            Manejemen Inventori menentukan berapa banyak inventori yang akan disimpan. Jika Terlalu banyak barang disimpan dapat membuat biaya menjadi mahal. Beberapa keputusan inventori dibuat oleh anggota bagian operasi, seperti : apa yang akan dipesan, dari siapa, dimana pemesanannya, dan berapa banyak. Keika pihak manajemen telah memutuskan berapa banyak barang yang akan dipesan dan kapan pemesanan tersebut, sistem informasi dapat menelusuri level inventori untuk setiap item atau barang yang ingin diawasi oleh pihak manajemen. Ketika level inventori telah menurun, hubungi bagian pemesanan ulang, aplikasi inventori dapat secara otomatis melakukan pemesanan pembelian.

Pengawasan Kualitas (Quality Control)

Sistem pengawasan kualitas menyediakn informasi mengenai kalitas dari barang semijadi maupun barang yang telah menjadi barang jadi.

7.5.2 Perencanaan Produksi / Operasi(Planning Production / Operations)

Fungsi dari manajemen operasi dan produksi di berbagai perusahaan didukung oleh Teknologi Informasi. Beberapa area utama perencanaan dengan dukungan komputerisasi adalah :

Materials Requirement Planning (MRP)

Matrial Requirement Planning adalah aplikasi perangkat lunak yang memfasilitasi perencanaan untuk memperoleh atau memproduksi barang. MRP menggunakan teknologi terkomputerisasi dikarenakan hubungan yang rumit antara banyak produk dan komponen-komponennya dan adanay kebutuhan perubahan rencana setiap kali jadwal pengiriman atau pemesanan terhadap barang tersebut berubah.

Manufacturing Resource Planning (MRP II)

Manufacturing Resource Planning(MRP II) adalah sistem komputer yang teritegrasi yang menghubungjan MRP dengan area fungsi lainnya terutama keuangan dan sumber daya manusia. MRP II menentukan biaya dari barang dan aliran dana yang dibutuhkan untuk membayar barang tersebut. MRP II juga memperkirakan biaya tenaga kerja, peralatan, perbaikan peralatan dan energi yang digunakan. Di akhir, MRPII menyediakan anggaran terkomputerisasi. MRPII merupakan perluasan dari MRP yang juga merupakan perluasan dari model inventori EOQ. Seperti digambarkan di bawah ini : Gambar Rangkaian Sistem dan Perangkat Lunak Operasi Produksi

Just-in-time Systems

Just-in-time System merupakan MRP yang berhubungan dengan konsep just in time yaitu konsep “ketika dibutuhkan”. Just-in-time merupakan suatu usaha untuk mengurangi penggunaan ruang, tenaga kerja, barang atau material, energi dan lain sebagainya yang berlebihan.

Project Management (Manajemen Proyek)

            Proyek adalah suatu usaha yang terdiri atas berbagai macam aktivitas yang berhubungan, dengan mengeluarkan sejumlah uang dan bertahan dari minggu ke tahun. Manajemen proyek dirumitkan oleh hal-hal sebagai berikut:

o Kebanyakan pelaksanaan proyek adalah unik, dan anggota yang

terlibat memiliki sedikit pengalaman.

o Adanya ketidakpastian terhadap panjangnya waktu.

o Terdapat pihak penting diluar perusahaan yang juga terlibat dengan

proyek, sehingga sulit untuk dikontrol.

o Interaksi ekstensif dapat terjadi di antara pihak yang terlibat.

o Proyek sering memiliki resiko yang tinggi dengan keuntungan yang

tinggi pula.

Manajemen terhadap suatu proyek ditingkatkan dengan menggunakan tools manajemen proyek seperti Program Evaluation and Review Technique (PERT) dan Critical Path Method (CPM).

o Short-Term Schedules

Manajer Operasi mengatur jadwal pekerjaan dan pegawai secara

harian, mingguan dengan dukungan Sistem Informasi.

7.5.3 Rancangan Kerja dan Manufaktur yang otomatis

(Automated Design Work and Manufacturing)

Teknologi Informasi telah digunakan dengan sangat berhasil dalam meminimalkan penggunaan waktu daam perancangan produk, layanan atau proses. Berikut ini bebrapa aplikasi penting yang mewakili :

Computer-aided Design (CAD)

Computer-aided Design (CAD) adalah suatu sistem yang memungkinkan penggambaran dilakukan pada layar komputer dan selanjutnya disimpan, dimanipulasi dan diperbarui secara elektronik. Dengan adanya akses terhadap basis data rancangan yang terkomputerisasi, membuat perancang dapat dengan mudah melakukan modifikasi terhadap rancangan yang lama untuk memenuhi kebutuhan perancangan. Kemampuan ini meningkatkan produktivitas perancang, mempercepat proses perancangan, mengurangi kesalahan dalam perancangan dan mengurangi jumlah perancang yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang sama.

Computer-aided Manufacturing

Sistem menggunakan teknologi komputer untuk merencanakan dan

mengawasi fasilitas produksi.

Computer-integrated Manufacturing (CIM)

CIM adalah konsep atau filosofi mengenai implementsi dari berbagai macam sistem komputer yang terintegrasi pada otomatisasi pabrik. CIM memiliki tiga tujuan utama :

1. Penyederhanaan (Simplification) terhadap semua teknologi dan tehnik manufaktur.
2. Otomatisasi (Automation) pada sebanyak mungkin proses manufaktur dengan mengintegrasikan banyak teknologi informasi.
3. Integrasi dan Koordinasi (Integration and Coordination) melalui perangkat keras dan perangkat lunak komputer dari semua aspek, rancangan, manufaktur dan fungsi yang beruhubungan.

7.6 Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia

Mengatur Sumber Daya Manusia merupakan tugas yang penting. Hal in imeliputi penerimaan pegawai sampai dengan pemecatan pegawai.

7.6.1 Perekrutan (Recruitment)

Perekrutan adalah pencarian pegawai, menguji mereka dan memutuskan pegawai mana yang akan dipekerjakan. Berikut beberapa contoh bagaimana Teknologi Informasi dapat digunakan dalam aktivitas perekrutan : Inventori Posisi Organisasi memiliki daftar posisi yang terbuka berdasarkan nama pekerjaan, daerah, jenis pekerjaan dan skill yang dibutuhkan dalam sebuah file. Sistem terkomputerisasi dapat menyimpan daftar pekerjaan terbaru dan mencari atau menyesuaikan dengan anggota organisasi yang tersedia.

Perekrutan menggunakan Internet

Banyak perusahaan mengiklankan posisi pekerjaan yang terbuka melalui internet dan intranet. Dengan adanya Intelligen Agent dapat membantu perusahaan untuk mencari resume yang relevan di internet, awalnya dengan menyeleksi lamaran (surat aplikasi) dan selanjutnya menyesuaikan pelamar dengan pekerjaan yang tersedia. Pemilihan Pegawai Departemen Sumber Daya Manusia bertanggung jawab untuk menyeleksi lamaran, melakukan evaluasi, ujian dan memilih pelamar. Perusahaan dapat menggunakan Teknologi Informasi untuk melakukan proses ujian dan evaluasi dan hal ini menjamin konsistensi pada pemilihan.

7.6.2 Pemeliharaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Adalah hal yang penting bagi perusahaan untu mengembangkan dan memelihara sumber daya manusia yang dimilikinya. Beberapa aktivitas untuk memelihara dan mengembangkan sumber daya manusia yang didukung oleh Teknologi Informasi adalah :

1. Pengembangan dan Pelatihan Sumber Daya Manusia

Pengembangan dan Pelatihan Sumber Daya Manusia dapat dilakukan dengan menggunakan Teknologi Informasi, salah satu contohnya adalah pelatihan melaui web pada internet.

2. Evaluasi Kinerja

Hasil evaluasi kinerja dapat menjadi input bagi Sistem Informasi yang selanjutnya digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan.

3. Analisis Pergantian, Keterlambatan dan Ketidakhadiran (Turnover, Tardiness, and Absenteeism Analyses)

Dengan menggunakan Teknologi Informasi, salah satunya adalah Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System) atau neural computing dapat ditemukan penyebab dan pola terjadinya pergantian, keterlambatan dan ketidkahadiran pegawai perusahaan.

7.6.3 Perencanaan dan Manajemen Sumber Daya Manusia

Teknologi Informasi dapat membantu perencanaan dan manajemen Sumber Daya Manusia sebagai berikut :

Personnel Files and Skills Inventory

Semua informasi mengenai pegawai pada suatu perusahaan tersusun di dalam File Manajemen Sumber Daya Manusia yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Dengan file yang terkomputerisasi, akan lebih mudah mengidentifikasi pegawai-pegawai yang berkualitas di perusahaan tersebut untuk posisi-posisi yang sedang terbuka atau untuk dipromosikan atau untuk mengikuti program pelatihan.

Keuntungan Administrasi

Beberapa perusahaan menggunakan bantuan intelligent agents untuk membantu para pegawai dan mengawasi pekerjaan mereka.

Laporan Pemerintah

Departemen Sumber Daya Manusia berkewajiban melengkapi beberapa laporan sehubungan dengan hukum dan peraturan pemerintah. Dengan adanya Teknologi Informasi atau Sistem yang terkomputerisasi untuk data personalia perusahaan, maka akan mempermudah menghasilkan laporan.

Perencanaan Personalia

Departemen Sumber Daya Manusia meramalkan kebutuhan akan manusia dan skill dalam jangka pendek (satu tahun) dan jangka panjang (lima tahun atau lebih). Perusahaan besar membangun model perencanaan tenaga kerja kualitatif dan kuantitatif. Model tersebut dapat ditingkatkan jika Teknologi Informasi digunakan untuk memperbarui, dan memproses informasi.

Rangkaian Implementasi dan Perencanaan

Sistem ahli dan basis data personalia telah digunakan dengan berhasil untuk mendukung rangkaian perencanaan.

Negosiasi Manajemen Tenaga Kerja

Beberapa perusahaan besar telah mengmbangkan model Sistem Penunjang Keputusan yang terkomputerisasi untuk mendukung negosiasi. Model ini dapat mengstimulasi keuangan dan pengaruh lain dalam memenuhi permintaan pegawai, dan juga dapat menyediakan jawaban atas pernyataan dalam waktu beberapa detik. Teknologi Informasi lain yang telah digunakan dengan berhasil dalam negosiasi manajemen tenaga kerja adalah kelompok Sistem Penunjang Keputusan, dimana sistem ini membantu meningkatkan iklim negosiasi dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencapai kesepakatan.

7.7 Integrated Information Systems and Enterprise

Resource Planning

Sistem Informasi Fungsional sangat berguna, namun kurang dapat menyajikan informasi dengan efisien dan efektif. Untuk itu, perlu dilakukan integrasi terhadap dua atau lebih Sistem Informasi Fungsional. Sistem Informasi terintegrasi meruntuhkan rintangan antara departemendepartemen, dan pusat perusahaan serta mengurangi duplikasi usaha.Terdapat beberapa cara untuk melakukan integrasi :

• Menghubungkan sistem yang ada.

Pendekatan cara ini bertujuan untuk memaksimalkan penggunaan system yang ada dan meminimalkan perubahan pada sistem-sistem tersebut. Integrasi yang baik, akan memungkinkan adanya tambahan aplikasi baru dan koneksi sistem ke intranet dan internet.

• Menggunakan perangkat lunak Supply Chain Management

Ide dasar dari pendekatan ini adalah menggunakan paket terintegrasi pada suatu atau beberapa area fungsional. Paket yang sering digunakan adalah sistem yang mendukung tugas strategis dan yang berhubungan dengan pengelolaan dari Supply Chain Management (SCM). Aplikasi SCM dapat dipandang sebagai evolusi dari MRP, MRPII dengan tambahan fungsi dan interaksi. Aplikasi SCM membantu perencanaan perusahaan, sumber, produksi atau manufaktur dan pengiriman barang dengan biaya yang efektif dan dengan cara yang terintegrasi. Tujuan utama dari aplikasi SCM adalah membantu Perusahaan menyediakan akses informasi untuk pemebelian, produksi atau manufaktur, distribusi dan perencana transportasi sehingga departemen yang berbeda-beda menggunakan data yang sama.

• Menggunakan Enterprise Resource Planning(ERP) dan Aplikasi SAP

Enterprise Resource Planning adalah sistem terintegrasi dengan arsitektur clien/server yang memungkinkan melakukan kontrol atau pengawasan terhadap semua proses bisnis. ERP memberikan keuntungan yaitu meningkatkan efisiensi, meningkatkan kualitas, produktivitas dan keuntungan.

7.8 Sistem Informasi Global / Interorganisasi

Sistem Informasi Interorganisasi adalah sistem yang melibatkan informasi dari dua atau lebih organisasi dengan tujuan memperoleh proses dan transaksi yang efisien, seperti transfer pesanan, bill, pembayaran.

7.8.1 Jenis-Jenis Sistem Interorganisasi

Sistem Interorganisasi memiliki jenis-jenis sebagai berikut :

• Sistem Global (Global Systems) : Sistem Informasi yang menghubungkan dua atau lebih perusahaan yang berada di dua atau lebih negara.
• Electronic Data Intechange (EDI) : Perpindahan dokumen bisnis secara elektronik diantara rekan bisnis.
• Electronic Funds Transfer (EFT) : Perpindahan uang dengan menggunakan jaringan telekomunikasi.
• Ekstranet : Perluasan Intranet yang menghubungkan dengan rekan bisnis.

• Shared Database : Basis data yang di-shared oleh perusahaan rekan bisnis, dengan tujuan untuk mengurangi waktu komunikasi informasi diantara pihakpihak yang terlibat dalam aktivitas kerjasama.

• Integrated Messaging : Pengiriman surat secara elektronik dan dokumen fax melalui sistem transmisi tunggal yang dapat mengkombinasikan surat elektronik dengan dokumen bisnis.

7.8.2 Sistem Informasi Global

            Sistem Informasi Interorgansasi dapat beroperasi dalam suatu negara atau dan

berhubungan antara perusahaan-perusahaan pada dua atau lebih negara. Dengan

kata lain, hal ini disebut juga dengan Sistem Informasi Global.

Jenis-jenis perusahaan yang membutuhkan Sistem Informasi Global, adalah :

• Perusahaan Multinasional : Perusahaan yang beroperasi di beberapa negara.
• Perusahaan Internasional : Perusahaan yang melakukan bisnis dengan perusahaan-perusahaan lain di negara lain.

• Perusahaan Global Virtual : Perusahaan yang merupakan usaha bersama dimana rekan-rekan bisnis perusahaan tersebu tberada di negara yang berbeda-beda.

7.8.3 Permasalahan dalam Perancangan Sistem Informasi Interorganisasi atau Global

            Permasalahan-permasalahan yang timbul pada Sistem Informasi Interorganisasi atau Global adalah :

• Perbedaan Kebudayaan

            Kebudayaan terdiri atas objek, nilai dan karakter-karakter lain dari masyarakat       khusus. Hal ini mencakup aspek-aspek yang berbeda mulai dari hal yang legal sampai dengan permasalahan yang ilegal.

• Perbedaan Ekonomi dan Politik

            Negara-negara juga memiliki lingkungan ekonomi dan politik yang berbedabeda.   Perbedaan tersebut menghasilkan infrastruktur informasi dapat berbeda-beda     antara suatu negara dengan negara yang lain.

• Transfer data antara batasan internasional

            Perpindahan informasi kedalam atau keluar dari suatu negara menimbulkan            permasalahan-permasalahan legal seperti : hukum negara mana yang memiliki        yurisdiksi ketika suatu data berada di negara yang berbeda untuk diproses, dan      lain sebagainya.

by Facebook Comment